1  Obchodní jednání o dodávce informačního systému
2  Uzavření smlouvy o dodávce informačního systému
3  Časové body postupu

1  Obchodní jednání o dodávce informačního systému

Obchodní jednání je vedeno interaktivně do okamžiku projevu závazného zájmu klienta o implementaci, tento zájem by měl být vyjádřen požadavkem na nabídku s rámcovou specifikací struktury, kterou má informační systém obsluhovat.

Následně se klient seznámí s obecnými podmínkami smlouvy o zavedení resp. užívání systému. Smlouva by měla být pojata obecně – obecné odpovědnosti a obecná práva a povinnosti, zmocněnci pro jednání – s tím, že zvláštními dokumenty, a to buďto dodatky této smlouvy nebo strukturováním, se smlouva na patřičné části upraví.

Do tohoto okamžiku by se nerealizovaly žádné úpravy systému (v případě, že jde o úpravy využitelné obecně i v dalších implementacích, tak ano).

2  Uzavření smlouvy o dodávce informačního systému

Postupně dojde k uzavření

• základní rámcové smlouvy
• dodatku specifikujícího technické, programové a personální zázemí klienta a termín, do něhož bude připraveno, sankce za nedodržení termínu
• dodatku specifikujícího implementaci standardních modulů bez úprav, jejichž vlastnosti budou popsány projekčně-programovou dokumentací (možná zjednodušený výtah základních vlastností a funkcí modulů), kterou bude mít klient k dispozici (zapůjčenou) již v průběhu obchodních jednání včetně termínů implementace a ceny implementace na základě ceníku
• specifikace úprav základních modulů (půjde o úpravy klientem zvlášť hrazené) formou jejich písemného popisu včetně termínů implementace a ceny
• specifikace úprav nad rámec standardních modulů (vazby mimo systém, klientem specifikované mimoúčetní sestavy atd.) formou jejich písemného popisu  včetně termínů implementace a ceny
• písemná specifikace postupů použitých při předávání informačního systému klientovi.

Obecné pravidlo platné při implementaci: Vyskytnou-li se během kterékoliv fáze implementace požadavky klienta na další úpravy nad rámec úprav již smluvně definovaných

1. půjde o úpravy klientem zvlášť hrazené
2. dodavatel s ohledem na momentální stav implementace, rozsah a povahu požadovaných úprav, navrhne postup, termín a cenu při realizaci těchto úprav (pokud jde o termín provedení těchto dodatečných úprav, nemělo by zpravidla kromě zvláště triviálních případů dojít k tomu, že se budou nově požadované úpravy implementovat ještě před předáním systému ve stavu, který je již písemně odsouhlasen, v případě úprav nad rámec standardních modulů bych tuto možnost vůbec nepřipustil)
3. výše uvedené údaje budou po odsouhlasení oběma stranami předmětem písemného dodatku

3  Časové body postupu

do T1: Vyjednávání v oblastech specifikací, termínů a ceny.

T1: Podpis smlouvy, definice standardu, úprav, termíny, způsob předání, cena a platební podmínky.

T1 až T2 (3 až 5 dní): Instalace písemně nasmlouvané varianty systému, možnost vzniku dodatečných požadavků na úpravy.

T2: Počátek zaškolování pracovníků klienta.

T2 až T3 (1 až 2 dny): Zaškolování pracovníků klienta, možnost vzniku dodatečných požadavků na úpravy.

T3: Protokolární předání systému ve stavu k tomuto termínu písemně specifikovaném a zpráva pro klienta se soupisem návrhu organizačních a personálních opatření nutných k zajištění efektivního chodu systému, zároveň bezprostředně po předání počátek zkušebního provozu.

T3 až T4 (cca 10 dnů): Zkušební provoz, řešení případných reklamací, možnost vzniku dodatečných požadavků na úpravy.

T4: Protokolární ukončení zkušebního provozu.

po T4: Doinstalování případných smluvně dohodnutých úprav s jejich průběžným protokolárním předáváním a zaškolováním pracovníků klienta.

Ing. Jiřina Závišková
prokuristka společnosti